Program Satu Paket Urusan Kependudukan Warga Terpenuhi (Sapu Kuwat) dan Bela Sungkawa Kirim Akta Kematian (Besuk Kiamat) yang diselenggarakan Pemkot Surakarta, telah terbukti memudahkan warga mengakses pelayanan dokumen kependudukan. Tak perlu repot-repot, mereka bisa mengajukan permohonan tanpa perlu mendatangi loket di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dispendukcapil) dan mendapatkan beberapa dokumen yang dibutuhkan dalam satu kali pengurusan.
Berbasis akta kelahiran dan akta kematian, kedua program inovatif itu terus direspon positif oleh warga. Dispendukcapil bahkan mencatat, dalam sehari pemohon layanan Sapu Kuwat bisa berkisar 40-50 orang. “Sementara permohonan Besuk Kiamat rata-rata 12-13 orang sehari,” tutur Kepala Dispendukcapil, Yuhanes Pramono.
Namun inovasi harus terus dilakukan, agar keduanya kian optimal melayani kebutuhan warga. Pemkot pun memutuskan memperluas layanan Sapu Kuwat dan Besuk Kiamat, agar keduanya bisa efektif memenuhi dokumen kependudukan bagi para pemohonnya.
Karenanya sejak saat ini, Sapu Kuwat dan Besuk Kiamat mulai melayani pemohon akta kelahiran untuk semua usia kelahiran, serta pemohon akta kematian bagi usia kematian di bawah 10 tahun.
“Sebelumnya Sapu Kuwat hanya melayani pemohon akta bagi kelahiran baru, sementara Besuk Kiamat sebatas melayani pemohon akta kematian bagi kematian baru. Lainnya harus mengurus ke kantor,” beber Pramono.
Inovasi berupa perluasan layanan itu jelas melegakan. Sebab kendati bersifat wajib, sebagian warga cenderung abai mengurus kedua dokumen kependudukan itu.
Biasanya mereka baru repot mengajukan permohonan saat merasa sangat membutuhkan. Misalnya menjelang pendaftaran sekolah yang membutuhkan akta kelahiran atau mengurus pembagian warisan yang memerlukan akta kematian.
Sapu Kuwat Plus dan Besuk Kiamat Plus itupun telah diluncurkan usai Upacara Hari Jadi Ke-74 Pemkot Surakarta di Balai Kota, Selasa (16/6). Pramono menambahkan, perluasan kedua program itu juga melibatkan lima kecamatan dan 53 kelurahan.
“Jadi pengurusan berkas administrasi itu sekarang sudah didelegasikan ke wilayah.”
Perluasan layanan Sapu Kuwat dan Besuk Kiamat itu diiringi efisiensi jalur pelayanan dokumen kependudukan. Selama ini Pemkot menyediakan tiga jalur pelayanan, yakni nomor WhatsApp 082138555837, situs www.pelayanan.dispendukcapil.surakarta.go.id serta aplikasi Dukcapil Dalam Genggaman yang bisa diakses melalui ponsel berbasis Android.
“Mulai sekarang layanan WhatsApp kami hapus. Pemohon tinggal memilih apakah mengajukan permohonan dan mengirimkan berkas melalui website atau aplikasi,” terang Pramono.
Peniadaan layanan WhatsApp itu dilakukan Pemkot usai serangkaian evaluasi. “Line (jalur pelayanan) itu tidak efisien bagi petugas, sebab mereka harus memindahkan berkas yang dikirimkan pemohon ke server secara manual,” ungkap dia.
Sebaliknya pemrosesan berkas yang dikirim melalui situs dan aplikasi Dukcapil Dalam Genggaman, dianggap lebih simpel. “Berkasnya bisa langsung tersimpan dalam Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK).”
Meski demikian Pramono tidak menampik jika layanan WhatsApp merupakan jalur terfavorit pemohon, dibanding dua jalur lainnya. Ia memprediksi, kemudahan yang disediakan layanan tersebut menjadikan pemohon lebih memilihnya.
“Mereka tinggal foto berkas, kemudian kirim kepada kami lewat WhatsApp. Akibatnya kami terpaksa membatasi jumlah pemohon melalui WhatsApp, yakni 100 pemohon setiap hari untuk seluruh layanan dokumen kependudukan. Sebab semakin banyak, maka waktu yang dibutuhkan untuk upload berkas ke server jadi makin lama,” papar Pramono.
Untungnya pembatasan jumlah pemohon ini tidak berlaku dalam pelayanan melalui situs maupun aplikasi. Nomor layanan WhatsApp pun masih dipertahankan, meski hanya sebatas hotline.
“Pemrosesannya lebih ringkas, karena tidak perlu upload manual. Cukup diverifikasi dan langsung diproses kalau dinyatakan lengkap,” tandasnya.
Wali Kota FX Hadi Rudyatmo mengatakan, perluasan layanan Sapu Kuwat dan Besuk Kiamat tersebut diharapkan bisa memudahkan warga dalam mengurus dokumen kependudukan. “Untuk akta kematian bagi usia kematian 10 tahun ke atas, tetap bisa mengurusnya ke Kantor Dispendukcapil,” terangnya.
Wali Kota juga meminta agar permohonan pelayanan dokumen yang bersifat mendesak bisa diprioritaskan petugas Dispendukcapil. Ia mencontohkan, permohonan legalisasi akta kelahiran untuk keperluan pendaftaran sekolah atau pernikahan adalah salah satunya. “Itu kan batas waktu pengurusannya sudah jelas, tanggal segini,” kata dia. (**)